Documentación imprescindible para obtener el certificado de firma electrónica de la FNMT para las personas jurídicas | Jesús Ibáñez Peña

Documentación imprescindible para obtener el certificado de firma electrónica de la FNMT para las personas jurídicas

La puesta en marcha por la Agencia Tributaria de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO) para las personas jurídicas hace necesario que las mismas obtengan, y lo antes posible, un certificado de firma electrónica que requiere de la aportación de una documentación específica para su tramitación.

Otros trámites con la Administración, como la obtención y descarga inmediata de certificados tributarios (a lo que dedicaremos una próxima entrada en este Blog), o el alta para poder acceder a las notificaciones electrónicas en la DEV de la Dirección General de Tráfico también requieren del certificado de firma electrónica para personas jurídicas (por cierto, llevo varios intentos para suscribir la DEV con Windows 7 y Explorer 8 y no lo he conseguido).

En el caso de la Agencia Tributaria, las personas jurídicas pueden suplir la carencia de certificado mediante la figura de apoderamiento a un colaborador social para que les gestione esta tarea, opción plenamente recomendable. Tráfico no permite dicho apoderamiento a terceros, y si no se tiene certificado de firma electrónica, las personas jurídicas titulares de vehículos no pueden acceder a su Dirección Electrónica Vial (DEV) y a las notificaciones de sanciones que allí les remitan desde el pasado 25 de noviembre de 2010, con los evidentes perjuicios que ello puede ocasionar.

Aunque el número de certificados sigue aumentando día a día, y para facilitar su obtención se ha establecido un servicio de cita previa en la Agencia Tributaria, todavía hay cerca de un 90% de personas jurídicas que no lo han obtenido y no han apoderado, con lo que están incrementando una “brecha digital” que les puede dejar descolgados de la ya imparable Administración Electrónica.

DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA PARA LA EXPEDICIÓN DE UN CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRÓNICA DE PERSONA JURÍDICA

En el caso de los certificados electrónicos de Personas Jurídicas emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria es la única entidad administrativa que puede actuar como Oficina de Registro para la acreditación de la identidad.

¿Quiénes pueden solicitar el Certificado Electrónico de Persona Jurídica?

Sólo podrán solicitar el certificado:

a) Los administradores o representantes legales de la entidad.
b) Los representantes voluntarios que aporten un poder bastante con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado.

El representante de la persona jurídica que solicita el certificado deberá comparecer personalmente o mediante firma legitimada notarialmente, a fin de que sea identificado, sin que sea admisible que alguien actúe en su representación.

¿Qué documentación tiene que aportarse con la solicitud?

a) Documentación relativa a la entidad:

• Sociedades mercantiles y demás personas jurídicas cuya inscripción sea obligatoria en el Registro Mercantil: Certificado del Registro Mercantil (o nota simple con todas las hojas selladas –esto es nuevo, y simplifica la tramitación, antes sólo varía el certificado–) relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas.

• Asociaciones, Fundaciones y Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil: Certificado del registro público en que conste su inscripción, relativo a su constitución.

• Sociedades civiles y demás personas jurídicas: Documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.

b) Documentación relativa al representante:

Si el solicitante es administrador o representante legal del sujeto a inscripción registral: Certificado del registro (o nota simple con todas las hojas selladas) correspondiente relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo. Este certificado deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de solicitud del certificado de persona jurídica para el ámbito tributario.

Si el solicitante es un representante voluntario: además del documento recogido en el párrafo anterior, será necesario presentar un poder notarial que contenga una cláusula especial y expresa de apoderamiento para solicitar el Certificado Electrónico para Personas Jurídicas para el ámbito tributario.

Muy importante: El poder de los representantes voluntarios, sólo se entenderá que es suficiente a efectos de la expedición del certificado de personas jurídicas cuando contenga una cláusula especial y expresa de apoderamiento para solicitar el certificado de la persona jurídica para el ámbito tributario en cuestión.

La persona física solicitante del certificado, a efectos de su identificación, deberá personarse en cualquier oficina de acreditación, y se acreditará mediante Documento Nacional de Identidad. Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud del Certificado Electrónico de Persona Jurídica para el ámbito tributario ha sido legitimada en presencia notarial.

En el caso de que se haya iniciado la solicitud del certificado de persona jurídica para ámbito tributario con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), las oficinas de la Agencia Tributaria son las únicas que actúan como Autoridad de Registro (para personas físicas sí pueden resolverse lo trámites en otras oficinas de la Administración).

Para conocer qué comprobará la Agencia Tributaria en relación con el compareciente o sobre los requisitos para supuestos especiales de certificación como las Administraciones Públicas o entidades no residentes, nos remitimos al artículo de la primera quincena de marzo en Carta Tributaria.

¿A qué esperas para obtener el certificado de la FNMT para tu empresa? ¿Qué motivos tienes para no haberlo solicitado o no hacerlo en el futuro? ¿Has optado por apoderar a tu asesor, opción totalmente aconsejable? ¿Has preferido obtener el certificado de otra entidad de certificación? ¿Puedes informarnos de si estos son gratuitos o has tenido que realizar algún desembolso o estar afiliado para obtenerlo?

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13 Comentarios | Leído 16764 veces

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13 Respuestas a “Documentación imprescindible para obtener el certificado de firma electrónica de la FNMT para las personas jurídicas”

  1. JUAN ANTONIO dice:

    Buenos días
    Cuando hace referencia a :”Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud del Certificado Electrónico de Persona Jurídica para el ámbito tributario ha sido legitimada en presencia notarial” a que se refiere exactamente. Cuando se solicita el certificado en CERES, te dan un nº que se presenta en Hacienda junto con el certificado del registro. Que documento es el que se lleva a notaría para que legitimen la firma?
    GRACIAS

    • Estimado Juan Antonio, una vez solicitado el certificado de la FNMT de persona jurídica por internet, el Administrador o representate legal de la empresa tendrá que comparecer personalmente en una oficina de la Agencia Tributaria para firmar el contrato correspondiente.
      Esta personación del administrador es la que puede obviarse y que sea un tercero el que lleve la documentación si la fima en el modelo de contrato ha sido legitimada notarialmente con anterioridad. La FNMT-RCM ha publicado en su página web en la opción “Descarga de contratos” los modelos de solicitud de expedición de certificados de persona jurídica en los que se recoge un apartado para la legitimación notarial.
      Esta especialidad en la obtención del certificado está regulada en el artículo 13.1 de la Ley 59/2003, de firma electrónica que establece la posibilidad de prescindir de la personación del solicitante de un certificado a efectos de su identificación cuando su firma en la solicitud de expedición del certificado haya sido legitimada en presencia notarial: “Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud de expedición de un certificado reconocido ha sido legitimada en presencia notarial.”

  2. Antonio romero dice:

    Buenas y gracias por el artículo. En el caso de que optemos por llevar contrato legitimado por notario, ¿Hay que acompañar también fotocopia del NIF o original del NIF del administrador?

    Gracias.

    • Antonio, no es necesario, una vez que se ha legitimado el contrato por un notario, sí que debe llevar su NIF la persona que presente la documentación. (pero de todas formas, yo me llevaría una copia del NIF del administrador)

  3. Antonio romero dice:

    Y otra duda, en el caso de que sean mancomunados los administradores, supongo que tendre que rellenar dos modelos de solicitud, uno para cada administrador. ¿Es así?

    Y por último, tengo que imprimir y firmar dos copias de la solicitud, o con una copia basta?

    Gracias y un abrazo.

  4. Mario dice:

    Hola Jesús,

    No lo encuentro en ninguna parte, pero si el administrador de una sociedad es otra sociedad, ¿quién tiene que pedir el certificado la sociedad representante o la persona física que representa a la sociedad representante?.

    gracias.

  5. Vanessa dice:

    Hola Jesús,
    Estoy intentando pedir la cita previa en Hacienda para presentar toda la documentación. Ya lo hice anteriormente pero me faltaba un documento pero ahora no hay manera de encontrar cómo pedirla. Tu que lo tienes más a mano me lo podrías indicar, por favor?

    Gracias!!

  6. ana dice:

    como puedo pedir en el registro mercantil el certificado …para persona juridica.

    • Ana, basta con comprar un impreso en el propio Registro y solicitar el certificado o, más rápido y probablemente menos costoso, pedir una copia simple y que te la sellen en todas su hojas. Con una nota simple obtenida por internet, también te debe vales (cuesta 9 euros y se paga con tarjeta).Para su obtención no hay que llevar ningún documento ni acreditación, basta con el NIF de la sociedad.

  7. ana dice:

    hola, quisiera saber que documentos debo llevar al registro mercantil, para que me den el certificado del registro mercantil, relativos a los datos de constitución y personalidad jurídica.